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营销管理咨询之7步让你召开有效的会议

2019-11-14 08:19

  召开会议可能是一项艰巨的任务。而且,事件越大,将要解决、注意和计划的变量就越多。但是,我们不能忽略为目标受众举办活动的许多好处,无论是给其成员提供机会以新的方式体验你的业务,与你的供应商和供应商建立更牢固的合作伙伴关系还是产生额外的收入。根据营销管理咨询举办LTVConf的经验,这是一个由SaaS企业主,投资者和高管组成的300人以上的会议,我了解到举办有效的会议是一门艺术和一门科学。这是确保你的活动与观众保持联系所需的关键步骤。
 
  第一步:事先确定关键细节。
 
  为成功做好准备很重要。因此,尽管诱惑可能是掩盖会议的美好细节,但你必须花些时间思考一切将如何结合在一起,否则你的活动可能会导致灾难。首先考虑:你的活动目标是什么?你希望实现什么?此活动的对象是谁?这些人为什么要参加?活动将在何时何地举行?机票要多少钱?活动将花费多少?你的预算是多少?谁将在你的活动中发言?时间表将如何组织?首先,你对这些问题的答案可能是笔触广泛。重要的是,当你开始考虑答案时,你仍然需要考虑自己的细节,无论是餐饮细节,额外的座位还是外地人的住宿。
 
  第二步:确定你的价值主张。
 
  与任何产品或服务一样,你必须清楚参加会议后的客人将离开什么地方。而且,具体取决于你的目标受众是谁。这里要考虑的常见元素包括在舞台上或工作会议中分享的交流机会,技巧和建议-甚至包括娱乐性。MicroConf是会议的一个很好的例子,该会议创建了该活动的两个版本,分别面向两个不同的企业家级别和世界的两个不同地区。组织者还建立了欢乐时光网络活动,以确保与会人员能够相互联系,这使会议发展成为SaaS行业最强大的社区之一。这是会议组织者知道听众是谁,是谁的直接结果。
 
营销管理咨询之7步让你召开有效的会议
 
  第三步:选择理想的场所。
 
  你的场地可以决定活动的成败。乍一看,在你考虑所有相关因素之前,这似乎有些夸大其词。一个好的场所应该提供一个“走廊”区域,让与会者可以在休息时间进行交流,并且应该是整个活动的相对私密区域。Convene是专门为此目的设计的一个很好的示例,该场所的专业工作人员可以帮助你在会议当天构建一些细微的细节,这将有所作为(提示:食物和小吃比你想象的要重要得多)。也要考虑附近是否有旅馆或饭店。许多会议甚至都在酒店举行活动,目的是使宾客经过一整天的学习后可以更轻松地连接和联网。消除活动内聚会的障碍是确保与会人员享受自己,建立关系并最终回来的最佳方法之一。
 
  第四步:确定举办活动的最佳时间。
 
  给自己足够的时间为你的活动提前计划。如果你的最后期限太紧,那么很多事情都会掉进裂缝。此外,你将需要进行一些研究并发现发生的任何竞争事件。提前决定活动的另一个好处是可以给潜在的观众很多注意。尽管最重要的事件是在同一城市中发生的事件,但也请考虑在全球范围内发生的大型事件,这些事件可能会与你的事件竞争。此外,请注意任何重大的体育赛事,音乐节和音乐会,展览等。也值得考虑一年中的季节。什么时候是最适合你的利基会议的时间?与会者可能会围绕你空间中最大的事件来制定会议时间表,因此请确保研究事件列表以确定举行会议的最佳时间。
 
  第五步:设置预算。
 
  考虑所有因素,你的活动费用为多少?评估相关区域,包括场地,演讲者,演艺人员,餐饮,人员配备等。诸如DemandMetric的会议预算模板之类的工具对于确定会议的实际花费非常有帮助。许多组织举办的活动最初在短期内根本不赚钱,但由于目标受众建立了意识,权威和信誉,因此确实带来了长期销售。只要确定你决定从活动中获得什么即可。
 
如何才能召开有效的会议
 
  第六步:仔细选择你的扬声器。
 
  根据你的活动的规模和性质,你还可以召集发言人,让他们申请赢得名册上的席位。请记住,门票销售可能取决于将要分享的人,这意味着你的清单应至少部分策划。自然,你所在行业中的演讲者和演示者更可信,更有权威,臭名昭著,受欢迎或其他。根据他们的可用性和预算,考虑可以聘请哪些杰出的专家。例如,在LTVConf上,我们确保邀请不同领域的专家作为演讲嘉宾,为与会者提供各种可用的知识类别。如果你有预算,名人演讲者也可能值得。扬声器的可用性是留下大量计划时间的另一个原因。如果需要,并非所有扬声器都可用。而且,如果你的理想团队没有聚在一起,考虑计划B甚至计划C总是一件好事。
 
  第七步:在社交媒体平台上找到与会者。
 
  营销将在你的活动成功中发挥关键作用。在营销策划宣传活动和鼓励参与方面,一定要优先考虑社交媒体。社交媒体平台群组对于此任务尤其重要。你可以创建活动,邀请潜在客户,并随着日期的临近继续分享活动的信息。你还可以查看竞争对手如何设置他们的赛事,谁是RSVP,如何确定赛事的位置等等。
 
  最后,加上所有并在重点地方划线,你就可以准备召开有效的会议。请确保给予它应有的关注,因为峰会的门槛很高,而且如果不为听众提供服务,你的听众将不会保持参与。系统化会议的各个方面。清单是宝贵的工具,可帮助你确保已计划好活动的各个方面。这样,你就可以复制自己的成功。你还可以调整这次无法正常运行的所有区域,以便以后的活动和后续迭代更加有效地运行。

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